Alterações a vigorar a partir de 1 de julho de 2013

Este documento deve ser impresso e lido com atenção, preferencialmente, na presença do contabilista da sua empresa. Caso subsistam dúvidas após a sua leitura, deverá consultar a empresa fornecedora deste programa.

Alterações não relacionadas com Documentos de Transporte

Exportação do Ficheiro SAF-T PT
A exportação do ficheiro continua a processar-se na mesma opção, mas passa a estar repartida por três modalidades distintas: a exportação do ficheiro de reporte mensal de faturas (cujo funcionamento mantém-se nos moldes atuais), uma nova modalidade de exportação do ficheiro para comunicação dos documentos de transporte e uma terceira opção para extração do ficheiro SAF-T PT completo, para efeito de auditoria, quando solicitado pela AT.

O ficheiro mensal e do de auditoria são exportados por defeito com a versão 1.01_01 (Portaria 1192/2009), em vigor à data de publicação deste documento. Com a entrada em vigor da versão 1.02_01 (Portaria 160/2013) a 1 de julho, é possível optar pela exportação no formato mais recente, estando a sua aceitação dependente da adaptação em tempo útil deste novo formato pelo próprio portal da AT.

A aplicação memoriza a versão seleccionada na última exportação, não sendo necessário proceder à sua alteração a cada extração.

Fichas de Clientes e Fornecedores
Para as entidades sujeitas a retenções na fonte, passa a existir uma nova classificação para o tipo de retenção (IRS ou IRC), bem como a indicação do motivo da retenção, para efeito de comunicação, via SAF-T PT, dos movimentos onde esta foi aplicada. Caso não seja revista esta configuração nas fichas das entidades abrangidas, é assumida por defeito a retenção na fonte de IRS.

Listagens diversas relacionadas com Retenções na Fonte
Todas as listagens relacionadas passam a fazer a distinção do tipo de retenção na fonte aplicado. Os movimentos com retenções na fonte, anteriores à presente actualização, são considerados nas listagens como retenção de IRS.

Tabela de Formas de Pagamento
Surgiram quatro novos códigos de modalidades de pagamento para SAF-T PT, que podem ser associados às formas de pagamento existentes na aplicação (compensação de saldos em conta-corrente, letra comercial, permuta e multibanco). Estes novos códigos apenas são suportados nos ficheiros SAF-T PT exportados com a versão 1.02_01.

Tabela de Tipos de Movimento
Surgiu uma codificação adicional aplicável aos documentos de faturação, a Fatura-Recibo (FR). Este novo código apenas é suportado nos ficheiros SAF-T PT exportados com a versão 1.02_01, continuando classificado como Fatura (FT) na versão 1.01_01.

À data da publicação deste documento, este tipo de documento ainda não é suportado para os documentos enviados por WebService. Nesta modalidade, serão exportados como Fatura (FT).

Dados da Empresa / Parâmetros Gerais
Surgiu um novo campo para indicação do CAE aplicável aos movimentos de faturação emitidos pela aplicação, para efeito de exportação no ficheiro SAF-T PT. Dado ser um campo opcional do referido ficheiro, o seu preenchimento na aplicação é facultativo.

Configuração Inicial para a comunicação dos documentos de transporte

No arranque da aplicação, são solicitados alguns elementos que deve completar, caso opere com documentos para movimentação de bens, emitidos tanto a clientes como a fornecedores:

Se não for o caso ou não estiver abrangido pela obrigação de comunicação prévia à AT destes documentos, deve responder Não, não necessitando de proceder a nenhuma configuração adicional.

Note que, caso os documentos emitidos pela sua empresa sirvam para circulação de bens (independentemente de serem ou não documentos de transporte) deve configurar correctamente os tipos de movimento para que sejam solicitados aos utilizadores os dados de transporte no encerramento do documento. Isto aplica-se se, por exemplo, quando encerra uma fatura e necessita de indicar um local de descarga diferente do de faturação, ou pretende introduzir a matrícula da viatura.

Caso responda Sim, é mostrada a janela seguinte, onde devem ser efetuadas as configuração necessárias e clicar no botão Gravar para concluir o processo. Se não for oportuno o seu preenchimento, pode responder Não e aceder posteriormente a esta opção, através de Alterações ao funcionamento do programa, que se encontra no menu Utilitários, não esquecendo que estes elementos necessitam de estar preenchidos até 30 de junho.

1. Configurações
Parâmetros Gerais

(opção disponível em Configurações / Definições Gerais da Empresa / separador SAF-T PT)

Parâmetros Gerais - Dados a propor na emissão de documentos de transporte
Informação complementar, de carácter facultativo, para melhor caracterização da origem dos bens em documentos de circulação.

Configuração do Reporte dos Documentos de Transporte à AT (Finanças)
Indicação do método de comunicação dos documentos de transporte à AT:

a) Por registo direto no portal da AT: 

A aplicação não efetua nenhum tipo de reporte. Todo o processo de comunicação dos documentos de transporte, caso existam, é efetuado pelo operador, directamente no portal da AT. Esta é a configuração por defeito caso a empresa não utilize ou não esteja abrangida pela obrigação de comunicar os documentos de transporte.

b) Através de ficheiro SAF-T PT: 

(opção disponível em Configurações / Parâmetros Gerais / Configuração do Reporte dos Documentos de Transporte à AT)

É extraído um ficheiro apenas com os documentos de circulação a comunicar à AT. Este ficheiro deve ser submetido no Portal das Finanças / site E-Fatura, na área respetiva. Imediatamente após o envio é devolvido um novo ficheiro por parte da AT, que deve ser integrado na aplicação. Só após a conclusão deste processo é que deve ser impresso o documento de transporte, já com os códigos de identificação respectivos, emitidos pela AT.

c) Através de transmissão eletrónica em tempo real (WebService): 

(opção disponível em Configurações / Parâmetros Gerais / Configuração do Reporte dos Documentos de Transporte à AT)

No momento do encerramento do documento de transporte, este é comunicado automaticamente à AT, sendo de seguida impresso com o código de identificação atribuído.

Para utilização deste processo, «Cada sujeito passivo deve criar um subutilizador para o envio de dados relativos aos documentos de transporte na opção disponível no Portal das Finanças na secção “Serviços tributários / Outros serviços / Gestão de utilizadores”. A este subutilizador deve ser atribuída a operação “WDT - Comunicação de dados de documentos de transporte”» 
(texto retirado do documento Comunicação dos Documentos de Transporte à AT, disponível no portal da AT).

Na configuração deste processo, o campo Subutilizador para envio dos documentos deve ser preenchido apenas com o código do subutilizador, sem a parcela do contribuinte (ex: para um subutilizador 512000000/1, o elemento a colocar no campo Subutilizador para envio dos documentos desta opção deve ser apenas o 1).

Data de Início da comunicação dos Documentos de Transporte à AT: por defeito está definido o dia 1 de julho. No entanto, se a sua aplicação for atualizada após esta data, esta deve ser reconfigurada para o dia em que ser irá iniciar a comunicação efetiva dos documentos de transporte pela aplicação.

Só Imprime Documentos de Transporte com Código de Retorno da AT: além da configuração do modo de reporte, prevê-se a possibilidade de se desligar este controlo, à responsabilidade do operador, de forma a salvaguardarem-se as situações de inoperacionalidade do sistema de comunicação ou do próprio portal da AT, previstas na lei.

Parâmetros Gerais – Exportação do ficheiro SAF-T PT
No campo Sistema de Faturação, a modalidade “Faturação emitida por Terceiros” deve apenas ser selecionada quando a emissão dos documentos de faturação for efetuada por terceiros, por nome e conta do sujeito passivo. Nesta modalidade, é necessário identificar o NIF e designação do emitente, bem com o local onde se encontram as bases de dados respectivas da aplicação.

(opção para configuração individual dos utilizadores disponível em Configurações / Definições por Utilizador / alterar o registo pretendido / separador Definições Gerais / separador Pág. 3)

Opções de faturação – Alteração dos Dados de Transporte
Configuração por defeito, a aplicar a todos os utilizadores, dos campos passíveis de serem alterados no encerramento dos documentos, caso os dados de transporte sejam mostrados. Caso pretenda personalizar esta definição, deve utilizar a própria opção de Configuração de Utilizadores. 

Opções de faturação – Datas e Horas do Transporte
Definição de datas e horas a aplicar por defeito na emissão de documentos de transporte. Recomenda-se que seja dada uma tolerância de pelo menos alguns minutos à hora de início de circulação, para os documentos de transporte a comunicar à AT, pois não são validados documentos cuja hora de início de circulação já tenha passado no momento da comunicação.

Pode ser definida uma hora de início de transporte fixa, para as situações em que o documento seja emitido com data posterior à atual.

A hora final de entrega pode também ser configurada com um valor fixo.

Além do incremento na hora inicial e final, existe ainda uma definição do fuso horário. Esta configuração destina-se a ultrapassar a limitação do portal da AT, que apenas valida a hora de início de transporte pela hora legal de Portugal Continental. Se não se definir o fuso horário, todos os documentos de transporte comunicados com hora de saída da mercadoria anterior à hora atual de Portugal Continental são automaticamente rejeitados pelo portal da AT.

Opções de faturação – Local de Descarga
Indicação dos dados a propor para a morada de descarga. Por defeito, são considerados os dados da entidade inserida no documento emitido.

2. Tipos de Movimento
Movimentos de Clientes não Classificados

(opções disponíveis em Tabelas Gerais / Comuns / Tipos de Movimento / alterar o registo pretendido / separador SAF-T PT)

Neste separador são mostrados todos os tipos de movimento disponíveis nas opções de Faturação a Clientes (Backoffice, Restauração e Superfícies Comerciais), que ainda não estejam classificados para SAF-T PT. 

A cada documento utilizado para transporte de mercadoria (ex: guia de transporte, guia de remessa), deve ser efectuada a respectiva equivalência à nova classificação para SAF-T PT. As novas classificações aplicáveis a documentos de transporte, de acordo com a Portaria nº 160/2013, são as seguintes:

	GR – Guia de remessa
GT – Guia de transporte
	GA – Guia de movimentação de ativos próprios
	GC – Guia de consignação
	GD – Guia de devolução

Surge também uma classificação adicional, aplicável apenas a documentos de conferência de entrega de mercadorias ou da prestação de serviços (ex: documentos de consulta de mesa emitidos na modalidade Restauração):

	DC – Documento de conferência

A cada tipo de movimento apresentado na lista, com enquadramento numa destas classificações, deve ser aplicado o tipo correspondente, selecionando-o na opção de Classificação. Adicionalmente podem ser efetuadas configurações adicionais consoante o tipo de documento:

Pede Dados de Transporte no Encerramento do Documento: no encerramento do documento, é mostrada uma nova janela, onde se poderá alterar os dias, horas e locais de carga e descarga (mais informação nas páginas seguintes).

	Pede referência a Guias de Transporte no Encerramento do Documento: funcionalidade que permite a indicação de referências a outros documentos de transporte, após o lançamento de produtos num novo documento. Para documentos a comunicar à AT, só são aceites referências a documentos com código AT previamente atribuído.

	Envia documento à AT: ativa o envio do documento por umas das vias configuradas atrás (ficheiro SAF-T PT ou WebService). Deve ser configurado de acordo com a legislação aplicável.

Movimentos de Fornecedores

(opções disponíveis em Tabelas Gerais / Comuns / Tipos de Movimento / alterar o registo pretendido / separador SAF-T PT)

Este separador apresenta as mesmas opções que o anterior, com a funcionalidade adicional da criação automática de um novo movimento de transporte, já assinado (certificado), a partir de um movimento.

Recomenda-se o bloqueio, a partir de 1 de julho, dos tipos de movimento que foram alvo de substituição, de forma a evitarem-se erros por distração do operador.

Movimentos de Clientes já Classificados

(opções disponíveis em Tabelas Gerais / Comuns / Tipos de Movimento / alterar o registo pretendido / separador SAF-T PT)

Este separador destina-se apenas a permitir a configuração, para os movimentos de faturação selecionados, dos dois parâmetros apresentados e já descritos anteriormente.

3. Master / Slave

Caso esteja a ser utilizada a funcionalidade Master/Slave, são mostrados os vários pontos de venda Slave configurados na aplicação. É necessário clicar em Alterar em cada um deles para se proceder às configurações adicionais:

(opção disponível em Utilitários / Master/Slave / Configuração do Master / alterar o registo pretendido / separador Página 1)

Nesta janela devem ser completados os elementos referentes ao ponto de venda Slave selecionado, aplicáveis à emissão de documentos, quer ao local de carga a registar nos mesmos.

Existe ainda a possibilidade de se desactivar a comunicação de documentos de transporte em certos pontos de venda Slave (por exemplo, por inexistência de internet), caso o método de comunicação configurado atrás para o Master seja Através da comunicação eletrónica em tempo real (WebService).

Após a finalização de todas as configurações necessárias nos diversos separadores, deve Gravar, encontrando-se a aplicação pronta a utilizar.

Nota Importante acerca da comunicação de documentos de transporte à AT

O envio prévio da informação à AT destina-se apenas aos documentos considerados guias (de transporte, de remessa, etc.), pelo que, se a circulação dos bens for efetuada diretamente com fatura, deixa de existir a necessidade de se proceder a qualquer comunicação prévia com a AT.

Em ambas as modalidades abaixo descritas, apenas são exportados os documentos de transporte configurados, cuja data e hora de início de transporte seja superior à do momento da exportação e desde que os países da morada de faturação, do local de carga e do local de descarga sejam todos Portugal (PT).

Funcionamento em modo de envio de documentos de transporte por WebService

Encontrando-se as configurações bem definidas (ver o início deste documento), todo o processo de comunicação e registo do código gerado pela AT é feito de forma automática, sem necessidade de qualquer intervenção por parte do operador.

Em caso de falha momentânea do sistema de comunicação com a AT, é possível proceder-se a nova tentativa de envio destes documentos, através desta opção:

(opção disponível em Oficial / Envio de Documentos à AT (Diferido) / separador Documentos de Transporte)

Neste separador, são apresentadas quatro modalidades de consulta:

Documentos não enviados / enviados sem sucesso (com data de início de transporte válida): são apresentados todos os documentos ainda por enviar ou em estado de erro, cuja data de início de transporte ainda seja válida (aceite pela AT). Basta clicar no botão Enviar para a aplicação efetuar nova tentativa de envio. No final é mostrado um relatório de erros, caso existam, bem como é proposta a impressão dos documentos integrados.

Documentos não enviados: são apresentados todos os documentos ainda por enviar, independentemente da data de início de transporte.

Documentos enviados com sucesso: são apresentados todos os documentos já enviados e corretamente integrados na AT, para o período de datas selecionado.

Documentos enviados sem sucesso: são apresentados todos os documentos em estado de erro, independentemente da data de início de transporte.

Para os casos excecionais de impossibilidade de comunicação via WebService, sendo os documentos comunicados via telefone, pode ser necessária a introdução manual do código de retorno da AT (ver opção Introdução manual de códigos de retorno, descrita nas páginas seguintes).
Funcionamento em modo de envio de documentos de transporte por ficheiro SAF-T PT

Exportação do ficheiro SAFT-PT

Nesta modalidade, procede-se à emissão dos documentos de transporte de forma normal. Quando se pretender efectuar a comunicação destes documentos à AT, é necessário entrar na opção Exportação do Ficheiro SAF-T PT e selecionar a Comunicação de Doc. Transporte, sendo proposta a data do dia como data inicial. 

(opção disponível em Oficial / Exportação do ficheiro SAF-T PT / Comunicação de Doc. de Transporte)

Ao clicar-se em Exportar, inicia-se o processo de composição do ficheiro. Se existirem erros no pré-processamento, estes são indicados na grelha, não prosseguindo o processo enquanto estes não forem resolvidos. Caso não surja nenhum erro, é solicitado ao operador a indicação de uma pasta de destino para gravação do ficheiro. 

De seguida, é necessário entrar no Portal das Finanças, site E-Fatura, e na área respetiva proceder ao envio deste ficheiro. Logo após a sua submissão, surge uma janela informativa com o resultado da integração, bem como um atalho para download do ficheiro de retorno com os códigos atribuídos.

Importação do ficheiro de retorno da AT

Após a gravação do ficheiro de retorno em disco, deve-se entrar na opção Atribuição de Códigos de Retorno de Documentos de Transporte, localizar o ficheiro de retorno, clicar em Abrir Ficheiro e de seguida Integrar Códigos nos Documentos. Após este procedimento, os documentos já ficam disponíveis para impressão, que pode ser efetuada clicando no botão respetivo.

(opção disponível em Oficial / Atribuição de Códigos de Retorno de Documentos de Transporte)

Introdução manual de códigos de retorno

Nos casos previstos na lei, em que é efetuada a comunicação, via telefone, dos elementos essenciais do documento de transporte, torna-se necessária a introdução manual deste código na aplicação, de forma a conseguir-se imprimir o respetivo documento de transporte. Para este efeito, é necessário entrar na opção Atribuição de Códigos de Retorno de Documentos de Transporte, presente no menu OFICIAL, abrir o separador Introdução Manual e aí introduzir o código manualmente, sendo também possível a impressão do documento já classificado.

(opção disponível em Oficial / Atribuição de Códigos de Retorno de Documentos de Transporte / separador Introdução Manual)

Funcionalidades adicionais relacionadas com documentos de transporte

Opções de encerramento de documentos de facturação de Clientes / Fornecedores

Uma vez que, por parte da AT, passa a ser solicitada informação mais detalhada referente ao transporte das mercadorias, foram retirados de todas as opções de encerramento de documentos de faturação os campos referentes aos dados de expedição da mercadoria (matrícula, modo de expedição, local e hora de carga e de descarga), passando os mesmos a estarem disponíveis numa nova opção que é comum a todos os encerramentos de documentos.

Os campos de data e hora de fim de transporte são de preenchimento opcional (podendo ser deixados em branco quando necessário).

Este novo formulário será mostrado em dois casos:
	- Para os tipos de movimento que estão configurados para solicitar estes dados;
	- Sempre que falhe algum dado considerado imprescindível à correta emissão do documento.

Para minimizar as situações em que esta opção é mostrada sem que o tipo de movimento esteja configurado para o efeito, caso faltem os dados obrigatórios do cliente para a entrega da mercadoria, os mesmos serão preenchidos com “Desconhecido”.

Entrada de Movimentos de Clientes e Fornecedores
Surge uma nova opção que permite a consulta dos dados de transporte associados a cada documento registado, bem como a alteração dos mesmos para documentos de transporte caso esta informação seja inexistente.

Tabela de Tipos de Movimento
Além das configurações já atrás referidos, presentes no ecrã de arranque, existe ainda uma adicional, aplicável apenas a documentos de transporte, que é a classificação de “Documento emitido por conta de terceiros”, de acordo com o disposto na Portaria nº 160/2013.

Definições por utilizador
Passam a suportar mais duas séries de guias de transporte, para aplicação nas modalidades de superfícies comerciais e restauração.

Configuração Master/Slave
Além dos elementos já atrás referidos, presentes no ecrã de arranque, os pontos de venda Slave passam a suportar mais duas séries de guias de transporte, à semelhança do que foi implementado nas Definições por Utilizador.

2ªs Vias (Faturação de Clientes / Fornecedores)
Foi introduzida uma nova coluna nas linhas de produtos, para consulta dos dados das guias eventualmente associados a outros documentos de faturação.

Layouts de documentos de Clientes e Fornecedores
Nos documentos de faturação, passa a ser automaticamente impresso o código de retorno da AT, sempre que este esteja associado ao documento. Este elemento é impresso junto ao número da página do documento, caso exista. Se o número da página não estiver presente no documento, o código de retorno é impresso no canto superior direito do documento.

Recomenda-se a reposição do número de páginas nos layouts, caso este elemento tenha deixado de ser impresso.

Legislação aplicável

Portaria n.º 160/2013, de 23 de abril (altera a estrutura de dados constante do anexo à Portaria n.º 321-A/2007 e respetivas alterações introduzidas pela Portaria n.º 382/2012 e também altera a Portaria n.º 363/2010).

Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de julho, alterado pelo Decreto-Lei n.º 198/2012, pelo artigo 200º da Lei n.º 66-B/2012 e pela Portaria n.º 161/2013).

Nota importante

Após a leitura deste documento e respetiva legislação relacionada e ter consultado o seu contabilista sobre o assunto, caso não tenha entendido todos os pontos aqui referenciados ou a sua empresa tenha necessidades específicas relacionadas com a emissão de documentos de transporte (impressão detalhada dos elementos de carga e descarga, emissão de guias globais, entre outros), deverá consultar a empresa fornecedora deste programa informático o quanto antes. Note que existem centenas de empresas que utilizam esta aplicação, situação que poderá implicar atrasos muito significativos (4 dias ou mais) no atendimento / resposta da nossa empresa durante a primeira semana de julho de 2013.

Informação adicional

De acordo com informação transmitida nas sessões de esclarecimento da CCIPD/GNR – “Novo Regime de Bens em Circulação”, decorrida a 29 de abril em Ponta Delgada, encontra-se em análise por parte da AT a alteração de alguns aspectos relacionados com o modelo de comunicação de documentos de transporte, que poderão obrigar a novas alterações a esta aplicação e consequentemente à necessidade de nova atualização da mesma.

Publicado a 7 de Junho de 2013
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 Utilitários / Alterações ao funcionamento do programa referentes à comunicação dos documentos de transporte
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